Elektronische Kommunikation

Die Stadtverwaltung Germersheim bietet Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadtverwaltung Germersheim eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Germersheim und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vor- schreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).

Es werden folgende Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, die eine formgebundene Kommunikation ermöglichen, § 3a Elektronische Kommunikation, Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG):

Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qua- lifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig. Die Schriftform kann auch ersetzt werden

• durch unmittelbare Abgabe der Erklärung in einem elektronischen Formular, das von der Behörde in einem Eingabegerät oder über öffentlich zugängliche Netze zur Verfügung gestellt wird;

• bei Anträgen und Anzeigen durch Versendung eines elektronischen Dokuments an die Behörde mit der Versandart nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes;

• bei elektronischen Verwaltungsakten oder sonstigen elektronischen Dokumen- ten der Behörden durch Versendung einer De-Mail-Nachricht nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes, bei der die Bestätigung des akkreditierten Dienste- anbieters die erlassende Behörde als Nutzer des De-Mail-Kontos erkennen lässt.

 Unsere Verwaltung unterstützt folgende Wege dieser rechtlichen zugelassenen Varianten zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation: Authentifizierung mittels   einer    qualifizierten  elektronischen   Signatur (qeS), Details beschreiben wir unter: II. 3.

1.    Allgemeine Hinweise

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung Germersheim davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvor- schriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadtverwaltung Germersheim an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Bitte senden Sie der Stadtverwaltung Germersheim keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Stadtverwaltung Germersheim nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.

2.    Unterstützte Dateiformate

Die von der der Stadtverwaltung Germersheim unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter https://www.nutzerkonto.rlp.service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“. Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.

E-Mails dürfen eine Dateigröße von 21 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe,*.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Stadtverwaltung Germersheim keine weitere Mitteilung.

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Unverbindliche Anfragen und Mitteilungen können daher weiterhin einfach per E-Mail an z.B.:

info@germersheim.eu

geschickt werden.

Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Stadtverwaltung Germersheim erreicht, können Sie sich als Benutzerin oder Benutzer kostenlos bei der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Dies gilt auch für rechtsunverbindliche Nachrichten.

Zur Registrierung wählen Sie bitte unter https://www.nutzerkonto.rlp.service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Eine Versendung von Nachrichten an die Stadtverwaltung Germersheim als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Stadtverwaltung Germersheim anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

Die virtuelle Poststelle regelt ebenso wie beim traditionellen Postweg die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, nur eben auf elektronischem Weg. Selbstverständlich muss der gesamte elektronische Datenaustausch auch rechtsverbindlich möglich sein. Die Kernelemente der virtuellen Poststelle sind der Umgang mit verschlüsselten und signierten Nachrichten, die über verschiedene Protokolle empfangen werden.

Für  die  formfreie  verschlüsselte  Kommunikation  steht  Ihnen  folgende  E-Mail- Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:

sv-ger@poststelle.rlp

 Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter:

  https://nutzerkonto.service.rlp.de/

Die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Germersheim erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden. Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Stadtverwaltung Germersheim übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge.)

• die Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)¹

• In Deutschland erfüllen weiterhin qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die ge- setzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit ei- ner qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-) Urkunden im Sinne der Zivilprozess- ordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).

• Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunkti- on. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen Sie Ihnen je ein privates und ein öf- fentliches Zertifikat zur Verfügung.

• Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseiten der Bundesnetzagentur veröffentlicht:
  www.bundesnetzagentur.de

• Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die Stadtver- waltung Germersheim senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
  
  sv-ger@poststelle.rlp.de
  
  

¹_{Rechtsgrundlage: § 3a Abs. 2 VwVfG i.V.m. § 17 Vertrauensdienstegesetz (VDG). Das VDG ist das eIDAS-Durchführungsgesetz. Informationen zur eIDAS Verordnung (EU) Nr. 910/2014 finden Sie hier: https://www.bsi.bund.de/}

_{Mit Einführung der eIDAS-Verordnung wurde die Signaturrichtlinie aufgehoben; das Signaturgesetz (SigG) wurde durch das VDG abgelöst, das am 29.07.2017 in Kraft getreten ist. Auch die Signaturverordnung trat zum 29.07.2017 außer Kraft.}

Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der Stadtverwaltung Germersheim und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.

Denn über die VPS können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die mit einer qeS versehen sind, direkt aus der VPS heraus an die Stadtverwaltung Germersheim senden. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat Signaturkarte eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters.

Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter:

https://nutzerkonto.service.rlp.de/

Die Stadtverwaltung Germersheim übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Stadtverwaltung Germers- heim sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässig- keit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allge- meinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.